Richtlinien zur Datenspeicherung von IDS

Einleitung

In unserer Unternehmensgruppe existieren zahlreiche Arten von verschiedenen Dokumenten mit einer Vielzahl von Daten, einschließlich Kundendaten, Personaldaten sowie vertraulichen Informationen über unser Unternehmen und die Arbeitsweise. Die vorliegenden Dokumente sind ein wesentlicher Bestandteil unseres Unternehmens, wobei es wichtig ist, dass wir darauf achten, die darin enthaltenen Informationen und Dokumente zu schützen, um den ordnungsgemäßen Geschäftsbetrieb zu gewährleisten und gleichzeitig die gesetzlich festgelegten Auflagen einzuhalten.

Die Verfahren zur Speicherung, Kontrolle und Löschung der bei uns vorhandenen Dokumente haben wir detailliert festgelegt.  Mit dieser Richtlinie wird gewährleistet, dass die erforderlichen Informationen nur solange gespeichert werden, wie es notwendig ist, und dass sie nach Ablauf der in dieser Richtlinie festgelegten Fristen vernichtet werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

Die vorliegende Richtlinie ist eine Ergänzung zu unserer Datenschutzerklärung und wurde im April 2019 zuletzt aktualisiert.

An wen richtet sich diese Datenschutzerklärung?

Diese Richtlinie betrifft sämtliche Mitarbeiter unseres Unternehmens, die mit den entsprechenden Vorschriften vertraut sein müssen und diese auch einhalten müssen.

Die für den Datenschutz zuständige Person im Unternehmen ist Jan Chope, der für die Aufrechterhaltung dieser Datenschutzerklärung und die Gewährleistung der Einhaltung der Bestimmungen verantwortlich ist. Er kann Sie bei allen damit zusammenhängenden Fragen kompetent und zuverlässig betreuen.

Um was handelt es sich bei einem Dokument?

Diese Richtlinie umfasst elektronische Dokumente und Dokumente, die sich in einem automatischen Speichersystem befinden. Dies umfasst E-Mails, Datenbanken und Dokumente, die in jedem anderen System enthalten sind, das von dem Unternehmen betrieben wird.  Diese Dokumente werden von dem Unternehmen selbst erstellt oder anderweitig verfasst und uns zugestellt.

Aufbewahrung von Unterlagen

Der folgende Aufbewahrungsplan gibt Aufschluss über die Dokumententypen, die in unserem Unternehmen vorhanden sind.  Wir sind gesetzlich verpflichtet, die Dokumente nur so lange aufzubewahren, wie es notwendig ist. Aus diesem Grund haben wir nachfolgend die Aufbewahrungsfristen festgelegt.

Diese Aufbewahrungsfristen orientieren sich an gesetzlichen Fristen für bestimmte Dokumente. In Fällen, in denen es keine gesetzliche Frist gibt, haben wir die Frist so gesetzt, wie wir glauben, dass das Dokument tatsächlich erforderlich sein wird. Nach Erreichen der gesetzlichen Frist sind die Dokumente zu vernichten, es sei denn, es gibt einen triftigen Grund zur Verwahrung (z.B. laufende Gerichtsverfahren). In derartigen Fällen hat die verantwortliche Person die endgültige Entscheidung darüber zu treffen, ob Dokumente nach Ablauf der Mindestaufbewahrungsfrist aufbewahrt werden sollen.

Aktenvernichtung

Nach Ablauf der Mindestaufbewahrungsfrist müssen die Dokumente unwiderruflich gelöscht werden, es sei denn, es besteht ein triftiger Grund zur Aufbewahrung und die verantwortliche Person hat eine längere Aufbewahrungsfrist zugestimmt.

Manuelle Datensätze

Die manuellen Unterlagen werden nach der Weiterverarbeitung geschreddert.

Elektronische Datenerfassung

E-Mails werden nach Ablauf der Mindestaufbewahrungsfrist archiviert (von unserem E-Mail-Server gelöscht).

Datenbanken - Nach Ablauf der Mindestaufbewahrungsfrist werden die Datensätze unwiderruflich gelöscht oder anonymisiert.

Datenbanksicherungen werden bis zu maximal 2 Jahre gespeichert.

Dokumentenübersicht - Rechtliche und nicht personenbezogene Daten